.ブログって、意外とやることがたくさんあって、
どうやってタスク管理したらいいかわからない・・・！
Googleドライブを使えば、
色々なタスクを一括で管理することができるよ！
今回は、ブログ歴でご飯を食べてる歴3年の私が実際に行っている
Googleドライブの活用法をご紹介していきます！
Googleドライブとは？
Googleドライブとは、Googleが提供している無料のクラウド保存サービスです。
最大15Gまで無料で利用することができます！
結構使い倒してますが、15Gで困ったことはないですね。
1つのアカウントごとに15Gだから、
アカウントを複数作成すればもっと無料で使えるよ！
Gmailアカウントを複数作成する方法については、こちらの記事で解説しているので、
参考にしてみてくださいね↓
Google Chromeを開いて、右上の自分のアイコンの横の部分をクリックすると、
こんな感じでGoogleのアプリ一覧が表示されます↓
『ドライブ』をクリックすると、
Googleドライブの画面に切り替わるよ！
Googleドライブを開くと、こんな感じの画面が表示されます↓
Googleドライブの使い方と活用方法
では、早速Googleドライブを使っていきましょう！
フォルダ・ファイルをアップロードする
まずは、『新規』というボタンをクリックします。
例えば、今回は『フォルダのアップロード』を選択してみます↓
クリックすると、ローカルのデータにアクセスすることができます。
Googleドライブにアップロードしたいフォルダを選択して、『開く』をクリックすると、
簡単にフォルダをアップロードすることができます！
ちなみに、ローカルの書類やフォルダなどを、
Googleドライブにドラック＆ドロップするだけでも
簡単にアップロードできます！
実際にフォルダをアップロードすると、こんな感じでアップロードされます↓
ファイルでも同じやり方でアップロードすることができます。
空のフォルダを作成する
また、空のフォルダを作成することもできます。
『新規』→『フォルダ』を選択します↓
フォルダの名前を設定して、『作成』をクリックすれば簡単に作成できます↓
アップロードしたフォルダやファイルを共有する
Googleドライブにアップロードしたフォルダやファイルは、
別の人と共有することもできます！
共有したいフォルダやファイルを右クリックすると、メニューが表示されるので、
『共有』をクリックします↓
フォルダを共有する方法は大きく2種類に分かれていて、
- 追加した人だけと共有する
- URLを知っている人全員と共有する
という2通りの共有をすることができます。
2種類のやり方で解説するので、見たい方のタブで切り替えてみてくださいね↓
フォルダやファイルを共有したい人のメールアドレスを入力します。
この時、Gmailアカウントを持っていない人は
追加できないので注意してね！
次に、『権限』を選択します。
権限は以下の3種類↓
| 閲覧者 | ファイルやフォルダを見るだけ |
| 閲覧者（コメント可） | ファイルやフォルダにコメントができる |
| 編集者 | ファイルやフォルダを編集できる（追加、削除などが可能） |
好きなものを選択したら、『送信』をクリックします↓
『通知』のチェックを入れていると、
相手のメールアドレスに通知がいくよ！
またフォルダやファイルを右クリック→『共有』の画面から、
『リンクをコピー』して、リンクを送れば、
追加した人がフォルダやファイルにアクセスできます！
仮にリンクを知っていても、
追加していない人は見ることができないよ！
【実際の活用シーン】ファイルのやり取り
実際に私は、Googleドライブを使って、
ブログやYouTubeの外注さんと、ファイルのやりとりに活用しています！
実際のGoogleドライブの中身はこんな感じになっています↓
1人1人の専用フォルダを作成して、その中に、
- YouTubeの動画素材
- 原稿
- ブログ記事のタイトルや見出しを書いたスプレッドシート
- マニュアル
などを入れています。
このフォルダを外注さんと共有しているので、
出来上がった動画や記事は、
このフォルダにアップロードして納品するという形にしています。
終わった案件から削除していけば、
容量も圧迫しないのでおすすめです！
【実際の活用シーン】ワードプレスのバックアップ
また、ワードプレスのバックアップファイルも、Googleドライブに保存しています。
クラウド保存しておけば、もしPCがいきなり壊れた！となっても、
別のPCからもダウンロードすることができるので安心です！
ワードプレスのバックアップ方法については、
こちらの記事でも解説しているので、参考にしてみてくださいね↓
Googleドキュメントの使い方と活用方法
続いて、Googleドキュメントの使い方を解説していきます！
Googleドキュメントは、
OfficeのWordのようなものです！
Officeと違う点は、クラウド上で編集ができるので、
出先で別のPCやスマホから編集・閲覧したい！と思った場合でも
すぐに編集や閲覧をすることができる点です^^
Googleドキュメントを作成する方法
『新規』から、Googleドキュメントを選択します↓
基本的に、普通のWordと変わらずに利用できます。
- タイトルの設定
- 見出しの設定
- 文字の大きさの変更
- フォントの変更
- 太字や色、アンダーライン
- リンクの設定
- 右寄せ・左寄せ・中央寄せ
など、あらかたの設定を行うことができます。
右上の『共有』から、ドキュメントごとに個別に共有を行うこともできます。
共有方法は『Googleドライブ使い方』の項目で
解説してるので、参考にしてくださいね！
ちなみに保存は自動で行ってくれるので、『保存』する必要はありません！
ただ、欠点として、自動保存なので、もし間違って文章を消してしまった場合
画面を閉じてしまった場合は、戻すのが難しいというデメリットがあります。
画面を開いた状態であれば、
で、前の状態に戻ることができます！
【実際の活用シーン】外注さんの記事作成の場所
実際の活用シーンとしては、外注ライターさんの記事作成の場所として活用しています！
ワードプレスに直接入稿してくださっている方もいますが、
中にはワードプレスが使えないという方もいます。
そういう方の場合は、Googleドキュメントに記事執筆をしてもらい、
ドキュメントを『共有』して『納品』という形を取っています^^
【実際の活用シーン】外注さん用のマニュアル作成
また、外注さん用のマニュアルも、
Googleドキュメントで作成しているものもあります！
簡易的なマニュアルであれば、
Googleドキュメントが1番使いやすいです！
PDFでマニュアルをお渡ししている方もいますが、
PDFの場合、書き直しができないですよね・・・。
Googleドキュメントの場合は、もし後から追加、修正したい場合に
って連絡するだけで済むので、非常に楽です。
Googleスプレッドシートの使い方と活用方法
続いて、Googleスプレッドシートの使い方を解説していきます！
Officeで言うExcelと同じようなものです！
Officeと違う点は、Googleドキュメントと同じく、
クラウド上で編集や閲覧ができるという点です^^
本格的な表計算の場合は難しいケースもありますが、
簡易的なものであれば全く問題なく利用できます！
Googleスプレッドシートの使い方
まずは、『新規』から『Googleスプレッドシート』を選択します↓
こちらもドキュメントと同じく、Officeと同じように使用できます↓
- タイトルの設定
- セルや行の追加
- 文字の色、太字などの設定
- セルの編集（結合など）
- リンクの設定
- 関数での計算
などを行うことができます。
スプレッドシートも、
個別で共有設定をすることができます！
【実際の活用シーン】収支管理
毎月のブログやYouTubeの収支の管理は、スプレッドシートで行っています！
例えば、運営しているあるブログの収支管理表はこんな感じ↓
ASPごとにいくら収益が出たのか、経費はいくらかかったのか、
などが一目でわかるようになっています。
【実際の活用シーン】成約件数の集計
また、ブログアフィリエイトの成約件数の集計にも活用しています！
一部ですが、こんな感じで使っています↓
毎月記事（リファラ）ごとの集計を取っておくことで、
どの記事で、どれくらい成約数があるのか？ということが一目でわかります！
データをとっておかないと、
後から修正のしようがありません！
例えば、1記事でたくさん成約が獲得できたら、
- なぜ成約数が増えたのか？
- 同じような記事・ジャンルで横展開できないか？
- どうすればもっと成約を伸ばせるか？
などを判断する材料にしています。
スプレッドシートでは表計算もできるので、合計値などを出すのにも非常に楽です^^
【実際の活用方法】記事作成の管理
また、記事作成の管理にもスプレッドシートを活用しています！
一部お見せすると、こんな感じです↓
記事タイトルや見出しを考えたら、
こんな感じでスプレッドシートに記載するようにしています。
こうしておくことで、
- この記事は外注さんに依頼しているか？
- 依頼したものが納品されたか？
- 納品された記事は投稿してあるか？
などがわかります。
また、同じジャンルで記事を作成しようと思った場合、
間違って同じようなタイトルや見出しで記事を作成してしまうことも予防できます！
色をつけておくと、外注さんへの依頼忘れ、
投稿忘れなども防ぐことができます！
まとめ
今回の記事では、Googleドライブの使い方と、ブログでの活用方法をご紹介しました！
クラウド上で管理できるので、外注さんとの共有や、
いざというときのリスクヘッジにも活用できます^^
ぜひGoogleドライブを活用してみてくださいね！
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