【Notionの使い方】ブログ&YouTube運営でのタスク管理術を紹介!

.のアイコン画像.

Notionってタスク管理ツールが流行ってるけど、
複雑すぎてどう使えばいいかわからない・・・!

最初は複雑で使いづらいけど・・・
慣れると手放せないくらい便利なツールだよ!

私がNoitonを使い始めたのは2021年から。

Notionを使ったおかげか、
去年と比較して、倍近い月収を稼げるようになりました!!

(最高月収は約80万円!)

もう、Notion様様です!!

現在は

  • ブログ運営(複数)
  • YouTubeチャンネル運営(複数)
  • 情報発信
  • シングルマザーで子育て

などなど、複数のタスクをこなしている私が、
上手くタスク管理ができるようになったNotionの使い方をご紹介していきたいと思います!

⬇︎すきな項目に飛べます

Notionの基本的な使い方

まずは、Notionの基本的な使い方を解説していきます!

と言っても、使い方がめちゃくちゃありすぎて複雑なので、
主に使う部分を中心に解説しますね!

Notionアカウントを作成する

まずは、Notionのアカウントを作成していきましょう!

(アカウントを持っている方は飛ばしてOK!)

STEP
Try Notion free

Notionの画面を開いたら、『Try Notion free』をクリック↓

Notionは、

  • Googleアカウント
  • Appleアカウント
  • その他メールアドレス

でアカウントを作成できます!

基本的にはGoogleアカウントなどで
作成した方が後々楽です!

Googleアカウントで作成する場合は、『Continue with Google』をクリック↓

Googleアカウントにログインします↓

STEP
For myselfを選択

次に、『How are you planning to use Notion?』と聞かれます。

ここで、『With my team』を選択すると、有料プランになるので、

『For myself』を選択します!

1人で使う場合は個人利用で十分です!

個人利用を選択した場合でも、一部のページを共有したりすることができます。

選択したら、『Take me to Notion』をクリック↓

STEP
アカウント作成完了!

以上でNotionのアカウント作成は完了です!

Notionのこのページが開きます↓

ここから色々とカスタマイズしていきましょう!

ちなみに、ここに表示されている項目は全部削除しても問題ないです!

項目を削除する方法

Notionの項目を削除したい場合は、

削除したい項目を選択した状態で右クリック、
もしくは右側にある点々をクリックすると、メニューが開きます↓

Deleteをクリックすれば削除できます!

もしくは、項目を選択して、ドラッグ&ドロップで
Trashに運べば削除できます↓

新規ページを作成する

新規でページを作成する場合は、『+Add a page』をクリックします↓

こんなページが開くので、自由にカスタマイズできます↓

それぞれの項目の使い方はこれから解説します!

何もないところをクリックして改行すると、このようなまっさらなページになります↓

+ボタンを押してみましょう!

+ボタンを押すと、このように種類が色々と表示されます↓

次のセクションで、
項目ごとに解説していきます!

Notion:BASIC BLOCKを解説

では、機能を1つずつ解説していきます!

かなり長いので、アコーディオン形式にしています。

見たいところをタップすると詳細が開くようになっています

Notion:DATA BASEを解説

DATA BASEの中の項目は、

  • Inline
  • Full page

の2種類で使うことができます!

Inlineの場合は要所を組み合わせることができる

Inlineを使用する場合は、別のInlineを追加したり、テキストを入力したりなど、
色々な要素を追加して組み合わせたページを作成できます。

Fullpageの場合は要素を組み合わせることができない

反対に、Full pageを使う場合は、他の要素を追加して組み合わせることができません

個人的には、Inlineの方が良く活用しています!

では、DATA BASEの項目を解説していきます!

こちらもアコーディオンで表示しているので、見たいところをタップして開いてください↓

全て紹介しきれていないところもありますが、大体使うのはこんなところです!

設定した項目を切り替える方法

ちなみに、一度設定した項目を、一括で切り替えることも可能です。

例えば、最初はチェックボックスで設定していたけど、
普通の箇条書きにしたい!という場合↓

変更したい箇所を選択→右クリックします。

『Turn into』をクリック→変更したい項目をクリックすればOK!

今回は、『Bulleted list』に変更してみます↓

そうすると、こんな感じで一発で変更ができます!

選択した内容を別のページに移動する

また、選択した内容を、別のページに一括で移動することもできます。

移動したい内容を選択→右クリックします。

『Turn into page in』をクリックすると、
ページが一覧で表示されるので、移動したいページを選択すればOK↓

もしくは、新しいページを作成することもできます!

リンクを設定する

Notionから、外部のリンクを設定することもできます!

リンクを挿入したい文字を選択すると、『Link』という項目が出てくるのでクリックします↓

URLを入力して、『Link to web page』をクリックすればOK↓

ちなみに、YouTubeのURLをそのまま貼り付けて、
『Create embed』をクリックすると・・・↓

埋め込みも利用できます。

ページを共有する

Notionで作成したページは、他の人と共有することもできます!

ページの共有は2種類使えて、

  • 特定の人を招待して共有
  • URLを知っている人だけがアクセスできる共有

の2通りのパターンが使用できます。

STEP
Shareを選択

まずは、共有したいページの右上の『Share』を選択します。

枠の中に、共有したい相手のメールアドレスを入力してください↓

STEP
共有するアカウントを選択

メールアドレスを入力すると、アカウントが表示されます。

ちなみに、Notionアカウントを
持っていない人は見れないので注意!

表示された人物に間違いがなければ、クリックして選択します↓

ページに戻ると、招待した人の情報が表示されています↓

STEP
権限を編集

招待した人の情報の右側に、
『Can edit』と書かれた項目があるので、そこをクリックします。

そうすると、このように表示されると思います↓

表示権限の内容
Can edit編集可能
Can commentコメント可能
Can view閲覧のみ
Remove共有を解除

一緒に編集もしてもらいたい場合は、Can edit。

それ以外の場合は、Can viewにしておく方がいいと思います!

STEP
リンクをコピーして共有する

最後に、追加したアカウントの斜め下にある『Copy link』をクリック。

共有用のURLになっているので、共有したい相手に送ればOKです↓

STEP
注意点!

ちなみに、共有するページの『親ページ』や『子ページ』も一緒に共有されてしまいます!

先ほど共有設定をしたのは子ページだったので、その親ページも共有されています↓

共有されているページは、上に『SHARED』と表示されていて、
共有されていないページは『PRIVATE』と表示されます。

間違って別のページを共有しないように注意してください!

Notionでのタスク管理術

それでは、私が実際にどんな感じでNotionを使ってタスク管理をしているか紹介していきます!

【ポイント】タスクは一箇所にまとめる!!

最初にポイントは、

タスクは一箇所にまとめること

です!

私の場合、1ページを丸々タスク用のページにしていて、
そのページ内に複数のタスクを詰め込んでいます。

言葉で説明してもわかりづらいですが、全体像はこんな感じです↓

毎月の目標

自分の作業の方向性を失わないために、
毎月の目標はタスク管理のページに入れ込んでいます!

意外と、今月の目標ってなんだっけ?
って忘れちゃうので^^;

毎日目標を目にすることで、目標の達成率も高くなる感じがします!

長期目標などもここに入れておくと良いかもしれないですね^^

今日の作業

目標の下は、今日の作業タスクを入れています。

基本的には、午前・午後で作業を分けていて、
もし午前の作業が終わらなかったら、翌日の午前に繰り越します。

午後まで引き延ばしてやると、集中力も低下しますし、
他のタスクが終わらなくなってしまいます!

また、こなしたタスクにチェックを入れて、
1日の終わりにそれをコピーして、日記に貼り付けています。

こうすることで、後からその月、その週の作業を振り返ることができます!

外注さんの管理

外注さんの締め切り予定も、タイムラインで設定しています。

『Bi-week』週間のタイムラインで設定しておけば、何日に締め切りなのか一目でわかります!

締め切りが過ぎたけど連絡が来ない方に連絡をしたり、
反対に、納品されているものを見落とさないようにするのに便利です!

ちなみに、外注さんの個別ページを開くと・・・

このような個別ページになっています↓

このページの中に、Googleドライブなどで作成しているフォルダのURLを貼り付けておけば、
Notionから簡単にアクセスすることができます!

やりたいこと・進行中・停止中で仕分け

タスクって、その日のタスクだけじゃなくて、長期的なタスクもたくさんあると思います。

そんな時に活用できるのが、ボード機能です!

私はこんな感じでボードを使用しています↓

ボードはカテゴリーごとで区分けしていて、

  • やりたいこと
  • 進行中
  • 停止中

の、3つのタスクに分類しています。

こうすることで、今進行中のタスクや、
やりたいけどできていないことが一目でわかります!

ボードの中の項目は、ドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、

やりたいこと→進行中

進行中→停止中

など、移動も簡単に行えます^^

ボード内の項目も、開くとページになっているので、
ページの中に色々なことをメモして使用しています。

カレンダーインラインを追加しても良いかも・・・

この記事を書いてる時に思ったのですが、
タスク管理ページの中に、カレンダーインラインを追加するのも良いかもしれません!

私は基本1人での作業が多いですが、
アポイントメントなどが多い方は、
カレンダーがあった方が便利ですよね^^

作るとしたら、こんな感じですかね↓

まとめ

今回の記事では、Notionの使い方と、タスク管理術をご紹介しました!

お仕事によって使いやすい、使いにくいなどあると思いますが、
ぜひ参考にしていただければうれしいです^^

Notion以外には、Googleドライブの活用法もご紹介しています↓

この記事が気に入ったら
いいねしてね!

コメント

コメントする

⬇︎すきな項目に飛べます
閉じる