.Notionってタスク管理ツールが流行ってるけど、
複雑すぎてどう使えばいいかわからない・・・！
さき最初は複雑で使いづらいけど・・・
慣れると手放せないくらい便利なツールだよ！
私がNoitonを使い始めたのは2021年から。
Notionを使ったおかげか、
去年と比較して、倍近い月収を稼げるようになりました！！
（最高月収は約80万円！）
もう、Notion様様です！！
現在は
- ブログ運営（複数）
- YouTubeチャンネル運営（複数）
- 情報発信
- シングルマザーで子育て
などなど、複数のタスクをこなしている私が、
上手くタスク管理ができるようになったNotionの使い方をご紹介していきたいと思います！
Notionの基本的な使い方
まずは、Notionの基本的な使い方を解説していきます！
さきと言っても、使い方がめちゃくちゃありすぎて複雑なので、
主に使う部分を中心に解説しますね！
Notionアカウントを作成する
まずは、Notionのアカウントを作成していきましょう！
（アカウントを持っている方は飛ばしてOK！）
Notionの画面を開いたら、『Try Notion free』をクリック↓
Notionは、
- Googleアカウント
- Appleアカウント
- その他メールアドレス
でアカウントを作成できます！
さき基本的にはGoogleアカウントなどで
作成した方が後々楽です！
Googleアカウントで作成する場合は、『Continue with Google』をクリック↓
Googleアカウントにログインします↓
次に、『How are you planning to use Notion?』と聞かれます。
ここで、『With my team』を選択すると、有料プランになるので、
『For myself』を選択します！
さき1人で使う場合は個人利用で十分です！
個人利用を選択した場合でも、一部のページを共有したりすることができます。
選択したら、『Take me to Notion』をクリック↓
以上でNotionのアカウント作成は完了です！
Notionのこのページが開きます↓
さきここから色々とカスタマイズしていきましょう！
ちなみに、ここに表示されている項目は全部削除しても問題ないです！
項目を削除する方法
Notionの項目を削除したい場合は、
削除したい項目を選択した状態で右クリック、
もしくは右側にある点々をクリックすると、メニューが開きます↓
さきDeleteをクリックすれば削除できます！
もしくは、項目を選択して、ドラッグ&ドロップで
Trashに運べば削除できます↓
新規ページを作成する
新規でページを作成する場合は、『＋Add a page』をクリックします↓
こんなページが開くので、自由にカスタマイズできます↓
それぞれの項目の使い方はこれから解説します！
何もないところをクリックして改行すると、このようなまっさらなページになります↓
さき＋ボタンを押してみましょう！
＋ボタンを押すと、このように種類が色々と表示されます↓
さき次のセクションで、
項目ごとに解説していきます！
Notion：BASIC BLOCKを解説
では、機能を1つずつ解説していきます！
かなり長いので、アコーディオン形式にしています。
さき見たいところをタップすると詳細が開くようになっています
Notion：DATA BASEを解説
DATA BASEの中の項目は、
- Inline
- Full page
の2種類で使うことができます！
Inlineの場合は要所を組み合わせることができる
Inlineを使用する場合は、別のInlineを追加したり、テキストを入力したりなど、
色々な要素を追加して組み合わせたページを作成できます。
Fullpageの場合は要素を組み合わせることができない
反対に、Full pageを使う場合は、他の要素を追加して組み合わせることができません↓
さき個人的には、Inlineの方が良く活用しています！
では、DATA BASEの項目を解説していきます！
こちらもアコーディオンで表示しているので、見たいところをタップして開いてください↓
全て紹介しきれていないところもありますが、大体使うのはこんなところです！
設定した項目を切り替える方法
ちなみに、一度設定した項目を、一括で切り替えることも可能です。
例えば、最初はチェックボックスで設定していたけど、
普通の箇条書きにしたい！という場合↓
変更したい箇所を選択→右クリックします。
『Turn into』をクリック→変更したい項目をクリックすればOK！
今回は、『Bulleted list』に変更してみます↓
さきそうすると、こんな感じで一発で変更ができます！
選択した内容を別のページに移動する
また、選択した内容を、別のページに一括で移動することもできます。
移動したい内容を選択→右クリックします。
『Turn into page in』をクリックすると、
ページが一覧で表示されるので、移動したいページを選択すればOK↓
もしくは、新しいページを作成することもできます！
リンクを設定する
Notionから、外部のリンクを設定することもできます！
リンクを挿入したい文字を選択すると、『Link』という項目が出てくるのでクリックします↓
URLを入力して、『Link to web page』をクリックすればOK↓
ちなみに、YouTubeのURLをそのまま貼り付けて、
『Create embed』をクリックすると・・・↓
埋め込みも利用できます↓
ページを共有する
Notionで作成したページは、他の人と共有することもできます！
ページの共有は2種類使えて、
- 特定の人を招待して共有
- URLを知っている人だけがアクセスできる共有
の2通りのパターンが使用できます。
まずは、共有したいページの右上の『Share』を選択します。
枠の中に、共有したい相手のメールアドレスを入力してください↓
メールアドレスを入力すると、アカウントが表示されます。
さきちなみに、Notionアカウントを
持っていない人は見れないので注意！
表示された人物に間違いがなければ、クリックして選択します↓
ページに戻ると、招待した人の情報が表示されています↓
招待した人の情報の右側に、
『Can edit』と書かれた項目があるので、そこをクリックします。
そうすると、このように表示されると思います↓
| 表示 | 権限の内容 |
|---|---|
| Can edit | 編集可能 |
| Can comment | コメント可能 |
| Can view | 閲覧のみ |
| Remove | 共有を解除 |
一緒に編集もしてもらいたい場合は、Can edit。
それ以外の場合は、Can viewにしておく方がいいと思います！
最後に、追加したアカウントの斜め下にある『Copy link』をクリック。
共有用のURLになっているので、共有したい相手に送ればOKです↓
ちなみに、共有するページの『親ページ』や『子ページ』も一緒に共有されてしまいます！
先ほど共有設定をしたのは子ページだったので、その親ページも共有されています↓
共有されているページは、上に『SHARED』と表示されていて、
共有されていないページは『PRIVATE』と表示されます。
さき間違って別のページを共有しないように注意してください！
Notionでのタスク管理術
それでは、私が実際にどんな感じでNotionを使ってタスク管理をしているか紹介していきます！
【ポイント】タスクは一箇所にまとめる！！
最初にポイントは、
です！
私の場合、1ページを丸々タスク用のページにしていて、
そのページ内に複数のタスクを詰め込んでいます。
言葉で説明してもわかりづらいですが、全体像はこんな感じです↓
毎月の目標
自分の作業の方向性を失わないために、
毎月の目標はタスク管理のページに入れ込んでいます！
さき意外と、今月の目標ってなんだっけ？
って忘れちゃうので^^;
毎日目標を目にすることで、目標の達成率も高くなる感じがします！
長期目標などもここに入れておくと良いかもしれないですね^^
今日の作業
目標の下は、今日の作業タスクを入れています。
基本的には、午前・午後で作業を分けていて、
もし午前の作業が終わらなかったら、翌日の午前に繰り越します。
さき午後まで引き延ばしてやると、集中力も低下しますし、
他のタスクが終わらなくなってしまいます！
また、こなしたタスクにチェックを入れて、
1日の終わりにそれをコピーして、日記に貼り付けています。
こうすることで、後からその月、その週の作業を振り返ることができます！
外注さんの管理
外注さんの締め切り予定も、タイムラインで設定しています。
『Bi-week』週間のタイムラインで設定しておけば、何日に締め切りなのか一目でわかります！
さき締め切りが過ぎたけど連絡が来ない方に連絡をしたり、
反対に、納品されているものを見落とさないようにするのに便利です！
ちなみに、外注さんの個別ページを開くと・・・
このような個別ページになっています↓
このページの中に、Googleドライブなどで作成しているフォルダのURLを貼り付けておけば、
Notionから簡単にアクセスすることができます！
やりたいこと・進行中・停止中で仕分け
タスクって、その日のタスクだけじゃなくて、長期的なタスクもたくさんあると思います。
さきそんな時に活用できるのが、ボード機能です！
私はこんな感じでボードを使用しています↓
ボードはカテゴリーごとで区分けしていて、
- やりたいこと
- 進行中
- 停止中
の、3つのタスクに分類しています。
さきこうすることで、今進行中のタスクや、
やりたいけどできていないことが一目でわかります！
ボードの中の項目は、ドラッグ＆ドロップで簡単に移動することができるので、
やりたいこと→進行中
進行中→停止中
など、移動も簡単に行えます^^
ボード内の項目も、開くとページになっているので、
ページの中に色々なことをメモして使用しています。
カレンダーインラインを追加しても良いかも・・・
この記事を書いてる時に思ったのですが、
タスク管理ページの中に、カレンダーインラインを追加するのも良いかもしれません！
さき私は基本1人での作業が多いですが、
アポイントメントなどが多い方は、
カレンダーがあった方が便利ですよね^^
作るとしたら、こんな感じですかね↓
まとめ
今回の記事では、Notionの使い方と、タスク管理術をご紹介しました！
さきお仕事によって使いやすい、使いにくいなどあると思いますが、
ぜひ参考にしていただければうれしいです^^
Notion以外には、Googleドライブの活用法もご紹介しています↓
コメント